Блог Личные заметки

Эффективные задачи — как ставить задачу, которую захотят выполнить

Максим Дзюба
16 Июл 2015
Просмотров: 2 238

Эффективные задачи
Чтобы задачу захотели выполнить, она должна соответствовать некоторым условиям:
Первое, что нужно учесть, это то что в задаче должны участвовать только те люди, без которых выполнение задачи невозможно. Объяснения этому достаточно простые:

  • Слишком большое количество людей, работающих над постановкой задачи будет тормозить процесс. Например если задачу ставит не один человек, а группа людей (будущих пользователей), то они могут очень долго договариваться о видении результата.
  • Слишком большое количество людей, работающих над выполнением задачи тоже будет тормозить процесс. Например если над задачей работает команда из трёх человек, каждый из которых делает какой-то свой участок работ, но их области ответственности пересекаются, то скорее всего им придется очень часто прерываться, устраивать вынужденный перерыв чтобы дождаться пока какой-то из участков общей работы будет готов.
  • Разность понимания ситуации у тех, кто формирует задачу, в результате может привести к неверной постановке задачи исполнителю, что приводит к затягиванию старта проекта, обсуждение выходит из-под контроля, ответственность размывается, сроки слетают.
  • Разность подхода к выполнению у большого количества исполнителей, замедляет исполнение проекта до того момента, пока команда исполнителей не придет к общему решению или к правильной последовательности действий.
  • Исполнитель не должен получать дополнительные консультации из других источников (других представителей администрации), потому-что это может не соответствовать первоначальному описанию задачи в техническом задании и завести его в тупик или привести к повторному обсуждению задачи.

Второй момент это попытка давить авторитетом начальства, которая является огромной ошибкой, потому-что человек, занимающийся постановкой задачи должен уметь ставить задачу самостоятельно, не прикрываясь никем из вышестоящих, и должен быть достаточно уважаем исполнителями, чтобы его задачи выполняли. Только этот человек может правильно донести информацию от заказчика до исполнителя выступая в роли переводчика. Классический пример такой попытки прикрыться — это при отправке задачи исполнителю, добавление в копию вышестоящего начальства, что нарушает первый пункт наших рекомендаций.

Третий принцип правильной постановки задачи звучит примерно так: “Минимум слов — максимум информации.” Рассмотрим его немного подробнее:
Часто бывает что в задание попадает много информации, которая не касается исполнительной части, в результате исполнитель тратит много времени на многократное чтение задания и отбрасывания всего лишнего. Это так называемое непродуктивное время. Так же, слишком большое количество информации может привести к тому, что исполнитель может просто запутаться или упустить что-то важное. В качестве неправильной постановки задачи можно рассмотреть такой пример:

Сегодня утром я попросил нашего офис-менеджера Лену, позвонить в PonyExpress и договориться о том, чтобы сегодня в обед был отправлен очень важный пакет документов в наш филиал в Атырау, так как Лена была очень занята обработкой файла из Beeline (в этом файле все звонки всех сотрудников фирмы за прошлый месяц это несколько тысяч строк), а документы были важнее, она отвлеклась от текущей задачи, и по ошибке отправила не то, что я просил, в общем в результате она отправила не те документы, и неверно разделила файл, я получил список звонков своего бухгалтера, вместо своих. Так вот, не могли бы вы сделать какую-нибудь штуку, чтобы у Лены не уходило несколько дней на обработку файла, ну чтобы она могла заниматься другими задачами и всё успевать.

В данном сообщении слишком много лишней информации, в результате чего исполнитель может просто упустить некоторые критичные для заказчика моменты. А теперь та же задача, но более верно сформулирована:

Мы каждый месяц получаем Excel-файл, со следующими данными:
Исходящий номер, Входящий номер, Длительность звонка, Дата и время звонка.
Нужно организовать какую-нибудь систему, в которую можно загружать этот файл, чтобы каждый сотрудник фирмы мог отметить свои личные звонки через web-интерфейс, а Лена смогла бы получить готовые приказы на удержание суммы звонков с зарплаты сотрудника. Нужно так же учесть что если сотрудник принят на работу в прошлом месяце, то до получения им номера звонки с этого номера он видеть не должен. И если возможно подсчитай так же превышение лимита сотрудником и организуй страницу статистики, чтобы посмотреть кто куда и сколько баланса тратит. Проверкой всех звонков всех сотрудников будет заниматься мой зам. Он же будет выявлять если кто-то нам соврал.

Как мы видим, при том же объеме письма, исполнителю было дано намного больше информации, чем в первом варианте. Здесь четко поставлена задача, четко указана цель, и даже предусмотрены некоторые нежелательные последствия. Это подводит нас к еще одному важному фактору — конкретизация информации. Не экономьте на конкретике, чтобы не возникало дополнительных вопросов, при этом оставаясь строго в рамках технической части задачи. Если возвращаться ко второй версии задачи, то в ней было указано очень много вполне конкретных моментов. В описании задачи нужно дать максимум критических данных, чтобы задача была выполнена максимально точно и максимально быстро. То есть заказчик, или человек, который ставит задачу непосредственно исполнителю должен сделать примерно следующее:
Заранее сформировать задачу. (Лене нужно освободить время за счет создания программы по обработке Excel-файла от Beeline через web)
Отсечь всю информацию, не касающуюся исполнения. (нужен обработчик файла)
Расписать подробнее оставшуюся часть с учетом всех деталей и разъяснений двусмысленных моментов.(Формат и структура данных, Как организовать доступ к данным, у кого какие права, что хотим получить в результате).

Та самая Лена

Та самая Лена

Далее, чтобы вы убедились что исполнитель верно понял задачу заставьте его включить мозг уже на стадии чтения задачи. Задайте пару-тройку вопросов о спорных моментах в конце задачи так, чтобы исполнитель начал анализировать и предлагать какие-то свои варианты решения обхода проблемных участков. Вопросы по задаче не должны касаться сроков или «реальности» выполнения, только того «как лучше это сделать».
Подскажи, как нам убедиться что я не получу опять звонки бухгалтера, и как нам сделать так чтобы никто не смог увидеть мои звонки. Сделай сразу так, чтобы у Лены была возможность скачать приказы по каждому в отдельности, а у Васи как-то сделать возможность выявить если кто-то соврал.

Четвертое условие это игнорирование ошибок. Если задача появилась в результате ошибки кого-то из начальства или предыдущих исполнителей, не нужно сообщать об этом исполнителю. Это позволит избежать возможного ухудшения в отношениях внутри команды. Если же задача появилась в результате ошибки того, кому она снова поручена, как ни странно, не нужно ему указывать на то что он ошибся. Нужно поставить задачу так, как-будто это улучшение задачи, а не исправление. Запросите у исполнителя варианты оптимизации задачи, чтобы в дальнейшем избежать его ошибок в этом вопросе.

Еще одно важное условие — полностью исключите сарказм. Старайтесь максимально избегать сарказма и подколов исполнителя. Это может перерасти в конфликт и плохо скажется на дальнейшем сотрудничестве.

Никогда не исключайте предварительное обсуждение. Так как исполнитель и заказчик имеют собственное мнение по вопросам реализации задания их нужно обсуждать, чтобы прийти к “общему знаменателю”. Мнения исполнителя и заказчика могут быть взаимоисключающими, поэтому нужно искать вариант, при котором обе стороны придут к общему мнению. В процессе поиска такого варианта ни в коем случае нельзя осуждать методику собеседника, нужно только указывать ему на её недочеты, чтобы он это сам осознал. Поиск варианта должен проводиться только при личной встрече по предварительному согласованию времени и сроков диалога, т.е. категорически не рекомендуется начинать спонтанное обсуждение проекта. Такие диалоги как правило не продуктивны.

сроки
Не менее важный момент это Сроки. Все задачи можно условно разделить на разовые и периодические, срочные и текущие. Чтобы правильно выбрать сроки исполнения, нужно выяснить от чего они зависят и обсудить это с исполнителем. Заказчик будет обсуждать сроки с учетом потребностей бизнеса, а исполнитель с точки зрения реализации и сложности задачи. После финального утверждения сроков исполнения, указанное время должно быть увеличено в полтора раза, для обеспечения резерва на случай возникновения непредвиденных ситуаций. Время на выполнение задачи должно включать время на проведение предварительного анализа задачи исполнителем. Чтобы у исполнителя было время составить план действий, разбить задачу на более простые подзадачи и продумать их выполнение.

И последнее это работа над достижением результата.
Перед постановкой задачи нужно понять на сколько необходимо выполнение этой задачи. Есть ли в ней критический смысл. Нужен ли результат в ближайшее время или он может быть отложен на определенный срок. Обязательно обсудите задачи с исполнителем, проведите «разбор подводных камней», убедитесь что исполнитель правильно понял задачу и понял её до конца. Пусть попробует описать алгоритм своих действий, к чему приведет результат его работы, и какой практический смысл в результате этой задачи, может быть он предложит варианты проще или наоборот функциональнее. Назначайте ответственного. Если исполнителей несколько (дизайнер, контент-менеджер, верстальщик и разработчик), то задачу нужно ставить им всем вместе, и вывести их на обсуждение деталей, устроить небольшой мозговой штурм, пусть попробуют оптимизировать свои обязанности и спланировать взаимодействие уже на уровне первого обсуждения. Работать над задачей они должны все вместе, а результат всей работы должен сдавать кто-то один. Старайтесь контролировать процесс выполнения. Но не стоит отвлекать исполнителей от процесса работы — одна минута потраченная на разговор, требует трёх минут на то чтобы вернуться в рабочее русло. В результате проект завис почти на 5 минут. Поэтому договаривайтесь о промежуточных обсуждениях заранее, чтобы и самим подготовиться и дать команде время на подготовку к беседе.

Поделиться:

Комментариев 4 Добавить комментарий

  • Прикольно. =)

  • Но на практике грамотно поставленная задача повышает эффективность, налаживает взаимопонимание между сотрудниками и формирует серьезное отношение к работе. За время работы в Мегаплане я выработала свой алгоритм, который помогает ставить задачи эффективно.

    • Максим Дзюба

      Мы раньше тоже исп Мегаплан в компании сейчас исп. projects.zoho.com или trello.com.

      По сути как для разработчиков особо большой разницы нет, для задач, главное чтобы было понятно.

      Ananta — а какой вы исп алгоритм для постановки задач?

  • «Та самая Лена» всё ещё ищет Excel файл от Beeline на пишмашинке, не будем ей указывать на ошибку?

Оставить комментарий